第一章 总则

第一条 为加强学校档案管理，提高工作质量和服务水平，充分发挥档案的存史、资政、育人作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校建校以来在教育教学、科学研究、社会服务、文化传承等各项活动中形成的具有史料价值和保存意义的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式载体的历史资料，记录和反映学校发展的历史过程，是全校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是学校不可再生的宝贵财富，各单位（部门）及个人均有保护、移交档案的责任和义务。

第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，实行“三纳入”、“四同步”制度。即：把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各单位（部门）的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责。各单位（部门）在布置、检查、总结、验收主要工作的同时，应同步布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 机构设置与职责

第四条 学校成立档案工作委员会，负责审议学校档案工作的重大问题。档案工作委员会主任委员由学校党委书记和校长担任，副主任委员由学校副校级领导担任，其中，分管档案工作的副校长担任常务副主任，委员由各单位（部门）的负责人担任。

第五条 学校设置档案馆，承担全校档案工作统筹规划、收集鉴别、加工整理、保存保护和查询利用工作职责，同时负责对学校各单位（部门）的档案工作进行监督、检查、指导，是学校档案工作的综合职能部门和档案工作委员会的办事机构，人员编制根据国家有关规定和学校档案管理工作实际需要核定。

第六条 各单位（部门）主要负责人负责本单位（部门）的档案工作，指定专人担任专（兼）职档案管理人员，负责本单位（部门）的档案管理具体工作。

第三章 档案归档与管理

第七条 学校档案实行集中管理。各单位（部门）及个人在教学、科研、党政管理等各项职务活动中形成的文件材料或具有艺术价值和实用价值的实物档案，应当按照规定归档，移交档案馆。任何单位（部门）及个人不得以任何理由和借口拒绝归档或据为己有。

第八条 档案分类

1.党群类：主要包括学校党群部门组织的各种会议文件、会议记录及纪要，各党群部门的工作计划、总结，上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括学校行政部门组织的各种会议文件、会议记录及纪要，各行政部门的工作计划、总结，上级机关与学校关于行政管理的文件材料。

3.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字 016号)的相关规定执行。

4.科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6 号)执行。

5.基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4 号)执行。

6.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在 10 万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

7.产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

8.出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

9.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

10.财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(国档发[2015]79号)执行。

11.实物类：上级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画等作品；学校从事教学、科研、管理和各项活动获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（厅级及以上）；在校际交往中，其他院校、单位受赠的纪念盘、纪念章等纪念品；校友赠给母校的各种有保存价值的特定物品；学校通过特殊征集等方式获得的具有保存价值的特定物品；反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业（学位）证书、校徽、纪念章（样品）；本校教职工、校友的手稿、讲义、著作、图片、模型等等。

12.声像类：主要包括学校各单位（部门）及个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。

第九条 学校实行单位（部门）立卷归档制度。各单位（部门）专（兼）职档案管理员要按照《吉林工商学院综合档案立卷归档实施细则》规定的归档范围及立卷办法进行整理立卷，按要求向档案馆移交。

1.纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料可为纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带及实物等各种载体形式。重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以保护原件。

2.凡由学校几个单位或部门合作完成的项目，由主办单位（部门）立卷归档；学校与校外单位分工协调完成的项目，由学校参与单位（部门）立卷归档，档案馆应保存完整的项目档案（可保存协作单位完成部分的项目档案正本复制件）。

3.已归档的档案材料需补充、更改时，须由有关单位（部门）负责人审核签署意见，经单位（部门）分管校领导批准后归档。

4.机构撤并或人员变动时，必须认真清点和妥善保管各类档案，向接收单位或相关人员办理移交，任何个人不得私自带走属于归档范围的文件材料。

第十条 立卷归档时间

1.各单位（部门）原则上应在次年六月末前完成上一年度档案材料的立卷归档。

2.科研类档案应当在项目完成后2个月内归档。

3.基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

4.财务档案在会计年度结束后，由财务部门保管2年，期满后应于十二月底前归档。

5.招投标文件档案应当在项目完成1年后归档。

6.各单位（部门）对重要工作、重大活动、重大决策、重大事件（以下简称“四重”）结束后形成的档案材料，应坚持随时归档的原则，及时归档。

第十一条 档案馆应加强对档案工作的监督指导，特别是对学校“四重”工作，要指导有关单位（部门）及时立卷归档，同时要指导新设机构及时建立档案工作相关制度。对损毁、丢失的档案，要督促档案形成单位（部门）积极采取措施予以补救。

第十二条 凡学校重大活动、庆典、捐赠等事项，在其发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像、光盘、实物均应及时归档。对于在非职务活动中形成的档案材料，档案馆应通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十三条 档案馆应定期做好档案鉴定工作。对保管期限已到的档案进行鉴定和登记造册，提出销毁或延长保管期限的意见，对拟销毁的档案材料，报请学校档案工作委员会研究同意后，按规定予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，学校纪检监察机构等有关部门应派人监销。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十四条 档案工作作为单位（部门）主要负责人和专（兼）职档案管理人员的重要职责，纳入事业单位工作人员年度考核。

第十五条 学生档案管理按照《吉林工商学院学生档案管理办法》的有关规定执行。

第四章 档案开放与利用

第十六条 档案馆应按照国家和学校的有关规定，公布和开放馆藏档案。开放档案的范围由档案馆与档案形成单位（部门）共同确定并报学校档案工作委员会批准。属于下列情况之一的档案，不对外开放：

1.涉及国家秘密的。

2.涉及专利或技术秘密的。

3.涉及个人隐私的。

4.档案形成单位规定限制利用的。

第十七条 档案利用是指对符合开放利用条件的馆藏档案的查借阅以及开具各类档案证明材料等。

1.校内人员查借阅档案须填写《吉林工商学院档案查借阅审批表》，经所在单位（部门）及档案馆批准后，方可办理。查借阅涉密或限制使用档案的，还需经单位（部门）分管校领导批准后，方可查借阅。

2.校外人员查借阅档案，须出示单位介绍信、个人身份证，经档案形成单位（部门）及档案馆批准后，方可查借阅。

3.查借阅时必须严格履行登记手续。

4.查阅后需摘录或复制作旁证材料的，由档案管理人员核对原文，写明材料出处和日期，加盖公章。

5.借出档案须经分管校领导批准，并履行相关审批程序。借出时间最长不超过 15 天，若需延长使用时间，应办理续借手续。

第十八条 查借阅档案时，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、添加档案材料。未经批准，不得摘抄、复制、拍摄档案内容。借出的档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，在规定时间内归还。归还时，要当面清点，如发现有转借、损坏、丢失等情况，应视情节按有关规定予以处理。

第十九条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十条 在档案管理工作中，必须严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《普通高等学校档案管理办法》及《中华人民共和国保密法》等有关规章制度，对发生泄密或利用档案材料营私舞弊的人员，应视情节轻重，按照有关规定，予以处理。

第五章 条件保障

第二十一条 学校保证档案工作所需经费并列入预算，将档案工作人员的继续教育纳入学校职工教育整体规划，积极为档案工作人员提高业务能力和工作水平创造条件。

第二十二条 学校为档案工作提供专门用房，做到阅档室、整理室、库房和办公用房四分开。档案库房符合国家有关规定，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备。

第二十三条 学校加强档案信息化管理。为档案馆配置复印、录音、照相、录像、扫描、缩微等设备，购置档案信息化管理软件，努力使学校档案工作信息化和数字校园同步。

第六章 奖励与处罚

第二十四条 学校对在档案工作中做出贡献的单位和个人、对向学校捐赠有价值档案资料或实物的校内外人员，给予表彰与奖励。

第二十五条 有下列行为之一的，依据国家有关法律法规和相关规定处理：

1.不遵守档案工作制度，玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

2.违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的。

3.涂改、伪造档案，擅自从中抽取、添加档案材料的。

4.不按规定归档或者不按期移交档案造成严重后果、拒绝归档或利用职务之便将档案据为己有的。

5.不按照国家规定开放档案的。

6.其他违反档案法律法规的情形。

第七章 附则

第二十六条 本办法由档案馆负责解释，自发布之日起执行。