为进一步做好我校综合档案立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》和《吉林工商学院档案管理办法》的规定，结合学校综合档案管理工作实际，制定本细则。

一、立卷归档内容

1.学校各单位（部门）（以下简称立卷部门）应将在同一年度各项活动中形成的对学校和社会具有保存价值的文件材料（详见附件《吉林工商学院综合档案归档范围及保管期限》），按照立卷归档的方法和要求，组成案卷，定期向档案馆移交。

2.教职工在其非职务活动中形成的文件材料，属于归档范围的，可由本人在档案馆的指导下立卷，也可由档案馆在本人的配合下立卷。归档的方式可按征集、代管或捐赠的方式进行。

二、立卷归档分工

1.全校性、综合性的档案材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档，其余档案材料由立卷部门按照业务分工负责立卷归档。

2.教科研项目档案由科研处、高教所或课题组专人负责立卷归档。

3.立卷归档材料涉及多个立卷部门的，由一个或几个主要部门具体负责，其它部门予以配合。

4.立卷部门应在档案馆指导下，按照《吉林工商学院综合档案归档范围及保管期限》要求，随时做好本部门属于归档范围的各类档案材料的收集、整理、登记和立卷工作，防止档案材料损毁和丢失。

三、立卷归档程序

1.初步立卷(预立卷)。立卷部门应在平时工作和活动中，随时做好本部门属于归档范围的各类档案材料的收集、整理、登记等预立卷工作。对有时间结点要求形成的档案材料，要按规定时间形成。

2.正式组卷（立卷）。在预立卷的基础上，按照《吉林工商学院综合档案归档范围及保管期限》要求进一步梳理，正式立卷。

3.鉴别指导。档案馆对立卷部门拟移交的案卷进行鉴别指导。

4.调整定卷。对不符合归档要求的案卷，由立卷部门及时补充、调整、完善，如期完成定卷。

5.打印目录。调整定卷后，立卷部门按要求打印卷内文件目录、案卷目录、移交目录。

6.正式归档。立卷部门将符合归档要求的案卷，经立卷部门档案工作负责人签字后，移交档案馆。移交时双方需严格履行交接手续。

四、立卷归档要求

1.归档材料必须真实准确地反映学校教学、科研、社会服务和党政管理活动的内容。文件材料必须是原件并盖有印章，任何单位或个人不得将原件私自留存，用复印件替代。

2.归档材料可为纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘、牌匾、印章等各种载体形式。纸质材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间、印章及签字必须齐全；电子材料应真实、有效、安全、完整；照片、光盘、录像（录音）带等必须要标注名称、形成时间、拍摄者姓名；捐赠的实物要注明实物名称、捐赠单位或捐赠人、捐赠时间及必要的文字说明；奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗等要标注名称、颁奖单位、获奖时间及必要的文字说明。

3.在初步立卷时，对有时间节点要求而形成的档案材料，要按规定时间及时形成。

4.归档材料需按年度、问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

5.不同年度的归档材料一般不能一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；会议文件放在开幕年度立卷；非诉讼案件放在结案年度立卷。

6.每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录，目录要放在卷首。卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷无论单面或双面，应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号。

7.装订时要去掉案卷内文件上的金属物，改用胶棒粘贴左上角。裱糊破损文件，字迹模糊的应进行复制并与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。

8.超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

9.综合档案的归档时间按照《吉林工商学院档案管理办法》的有关规定执行。

五、其他

本细则由档案馆负责解释，自发布之日起执行。

附件：《吉林工商学院综合档案归档范围及保管期限》