第一章 总则

第一条 为进一步促进我校学生档案管理工作标准化、规范化，根据教育部《高等学校档案管理办法》和《吉林省普通高等学校学生档案管理办法(试行)》的有关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体、美、劳及家庭政治、经济状况的个人档案材料，是党和国家选拔、录用人才的重要参考依据。

第三条 学生档案管理是指对反映学生各方面表现的各种文字材料进行收集、整理、归（建）档和保管，以及学生档案的利用、转递等工作。

第四条 学生档案工作必须坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持科学管理、改革创新，服务广大青年学生，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

第五条 本办法适用于我校普通高等教育类的全日制本、专科学生档案管理。

第二章 管理体制与职责

第六条 学校加强对学生档案工作的领导，分管校领导将其纳入重要议事日程，定期研究、检查、指导工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

第七条 学生档案由档案馆集中统一管理，教学学院及相关职能部门应当密切配合,确保学生档案材料完整、准确、系统、安全。

第八条档案馆设学生档案部，专门负责学生档案工作，其职责是：

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料。

（二）办理学生档案的查阅、借阅。

（三）办理学生档案的转递。

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作。

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析、统计工作。

（六）办理其他有关学生档案事项。

第九条 教学学院负责学生入学材料、党（团）组织材料、实习实训材料。同时，配合有关部门形成《学生登记表》《高等学校毕业生登记表》《高等学校毕业生档案转递单》等材料。

教学学院分管学生工作的副书记是本学院学生档案工作负责人，应做好本学院学生档案工作的指导、监督、检查等工作。同时，指定一名辅导员老师作为学生档案管理员（任期至少两年，如有变动须向档案工作委员会备案），负责做好本学院学生档案工作。

第十条 有关职能部门应做好学生档案材料的形成与指导等工作。

（一）教务处：负责形成学生的《学生登记表》《高等学校毕业生登记表》《学生成绩单》（含国际交流项目学生成绩单及相关材料）、学籍（学位）等材料。

（二）学生工作处：负责形成学生的奖惩、鉴定及应征入伍等材料。

（三）就业工作处：负责指导教学学院根据毕业生毕业去向信息生成毕业生档案转递编号。

（四）校医院：负责形成学生的体检材料。

（五）国际合作与交流处：负责形成参加学校国际交流项目学生的出国（境）材料。

第十一条 学生档案形成部门和教学学院应重视学生档案材料的形成、收集、整理、鉴别工作，要将实际反映学生德、智、体、美、劳方面的材料及时收集归档。

第三章 归档范围与要求

第十二条 归档范围

学生在校期间的档案应及时收集、整理，不断充实完善。学生毕业时，其档案一般应包含以下材料:

（一）入学材料：招收入学的本（专）科学生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书及学生登记表等材料。

（二）学习材料：各学习阶段主修、辅修的各科类课程《学习成绩登记表》等材料。

（三）学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

（四）鉴定材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料。

（五）实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。

（六）毕业材料：《高等学校毕业生登记表》《毕业生体检表》等材料。

（七）学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料。

（八）奖励材料：各学习阶段获得表彰奖励的材料,包括登记表、呈报表、表彰证明等材料。

（九）处分材料：各学习阶段违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分及处分解除等相关材料。

（十）组织材料：入党(入团)申请书、志愿书、自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料;参加民主党派的申请书、登记表等材料。

（十一）体检材料：入学体检、在校期间体检、毕业体检等材料。

（十二）出国(境)材料：因公(私)出国(境)审查表、备案表，在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。

（十三）应征入伍等其他具有保存价值、应予归档的材料。

第十三条 归档时间

新生档案归档时间一般为每年10—11月份，在校生档案材料的归档时间为：毕业班为每年6月份，非毕业班一般为每年3月份。

第十四条 归档要求

（一）教学学院是学生档案的立卷归档部门，档案馆一般只接收教学学院移交的学生档案材料。

1.新生入学后，档案由教学学院负责接收、整理，在规定时间内移交档案馆。教学学院在对新生档案审核时，发现材料不全的，应及时通知学生联系材料形成单位补齐。补充新生档案材料应与在校生档案材料归档同步进行。

2.在校生档案材料形成后，教学学院应及时收集、整理，在规定时间内移交档案馆。

（二）档案馆应对教学学院移交的学生档案材料进行鉴别，对不符合归档要求的材料，应返还教学学院或提出整改要求，经验收合格后再移交入库。

（三）归档的材料应做到真实、完整、齐全，字迹清晰。凡规定需组织审查盖章的，一般应有组织盖章。归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，一般应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。更改（认定）姓名、民族的，应有主管部门审批材料。

（四）教学学院及相关职能部门工作人员在收集、整理、转递学生档案材料过程中，不得对材料进行涂改、扣留、抽取、复制、增加或损毁。

                第四章 档案管理与利用

第十五条 档案馆应不断研究和改进学生档案管理方法与技术，妥善保管学生档案。学校设置专门学生档案库房，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备。

第十六条 学生因专业调整、退学、休（复）学、转学、留级、开除学籍、受刑事处分、出国（境）、失踪、死亡、应征入伍等原因发生学籍异动等情况以及毕业、结业时，档案馆应根据学校决定及有关资料及时办理材料归档、档案调整或转递手续。

第十七条 因工作需要查、借阅学生档案的，应履行相关审批手续。其中：

（一）校外有关单位查阅学生档案的，一般应为2人以上，并出具单位介绍信及有效身份证明。

（二）学生本人一般不能查阅个人档案。确有特殊原因需要复制学生档案材料的，应阐明复制缘由，出具审批材料，按照规定程序办理。

（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须由借阅单位出具公函，履行审批手续后出馆。

（四）查借阅学生档案必须遵守保密制度和有关规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换、拍摄档案材料。

                  第五章 学生档案转递

第十八条 毕业生档案转递由档案馆会同教学学院组织实施。

第十九条 毕业生档案应在学生毕业当年转递到相关单位或机构。如遇特殊情况，学生可申请在学校暂存，但最长不超过两年。

第二十条 学生档案应通过中国邮政EMS转递或派专人送达，严禁自带。

第二十一条 学生在校期间入党的，毕业时党组织材料由所在教学学院按照组织程序转递。未入党毕业生的党组织材料，毕业前移交档案馆，与本人档案一并转递。

第二十二条 档案馆应公布毕业生档案转递信息，供毕业生查询。《高等学校毕业生档案转递回执》应长期保存。

                 第六章 奖励与处罚

第二十三条 学校建立学生档案管理检查评估机制，对在学生档案工作中表现突出的部门、个人给予表彰。

第二十四条 有下列行为之一的，对有关责任人员给予处分，构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的情形。

                  第七章 附则

第二十五条 本办法由档案馆负责解释，自公布之日起执行。