为进一步做好学生档案管理工作，明确各项工作环节，根据《吉林工商学院学生档案管理办法》规定，制定本细则。
一、归档流程
学生档案的归档工作，由档案馆会同教学学院、相关职能部门按以下流程组织实施。
（一） 新生档案归档流程
1.新生入学后，由教学学院对新生档案进行接收、整理、清点、审核，若档案材料不全，应及时通知学生联系材料形成单位补齐。
2.以班级为单位，以学号为顺序，填写《吉林工商学院学生档案材料交接清单》（附件1）。新生档案材料统一装入档案馆提供的学生档案袋，档案袋封皮须填写好相关信息，要求字迹整洁、书写准确。
3.以学院为单位，在规定时间内将新生档案归集到档案馆。归档时，交接双方要履行交接手续。
4.档案馆根据教学学院学生规模，对所有归档的学生档案统一布局，有序入库。
（二）在校生档案归档流程
1.教学学院对学生在校学习期间形成的档案材料进行收集、汇总，并以班级为单位、以学号为顺序填写《吉林工商学院学生档案材料交接清单》，在规定时间内将材料归集到档案馆。
2.归档时，档案馆会同归集材料的教学学院核对归档材料，补充学生档案袋封皮信息，履行交接手续，及时有序入库。
（三）毕业生档案归档流程
1.教学学院对学生毕业时形成的档案材料（如：《高等学校毕业生登记表》《学生成绩单》《体检表》等）进行收集、整理、汇总、登记。同时做好《高等学校毕业生档案转递单》（附件2）的生成工作。
2.以学院为单位，在规定时间内将档案材料及《高等学校毕业生档案转递单》统一归集到档案馆。档案馆会同教学学院核对归档材料，补充学生档案袋封皮信息，履行交接手续。
二、管理与利用
（一）档案馆学生档案部和教学学院学生档案管理员专门负责学生档案管理工作。教学学院学生档案管理员发生变动时，填写《吉林工商学院学生档案管理员信息登记表》（附件3），报档案工作委员会备案。
（二）档案馆建立学生档案统计台账，定期核对，发现问题及时解决。
（三）学生因专业调整、退学、休(复)学、转学、留级、开除学籍、受刑事处分、出国（境）、失踪、死亡、应征入伍等原因发生学籍异动等情况，档案材料按以下办法处理：
1.休学学生档案作为非在校生档案保存。复学后，档案按所在班级重新归入在校生档案。
2.留级学生档案转入所留班级并记入班级名册，原来所在班级的名字注销并注明原因。
3.转学、退学、开除学籍、出国留学的学生档案按照有关规定及时进行转递。
4.学生在受刑事处分期间，其档案暂由档案馆保管，服刑期满后，档案按有关规定转递。
5.学生出国不归、失踪、死亡，其档案仍由学校档案馆保管。
6.应征入伍学生的档案，作为非在校生档案保存。复学后，档案按所在班级重新归入在校生档案。
（四）因工作需要查、借阅学生档案，须填写《吉林工商学院学生档案查借阅审批表》（附件4），经学生所在学院同意，档案馆批准后查、借阅。其中：
1.需复制全部档案材料、外借学生档案的，应出具查、借阅单位公函。
2.学生因特殊原因查、借阅本人档案材料的，需持本人有效身份证明办理。
归还学生档案时，档案管理人员要认真核对、清点档案材料，确认无误后入库。
三、档案转递
（一）应届毕业生档案的转递工作，由档案馆会同教学学院、相关职能部门按以下流程组织实施：
1.毕业生就业去向确定后，教学学院应及时将各职能部门或本学院形成的毕业生档案材料进行收集、整理、清点和登记。
2.教学学院组织毕业生根据就业去向信息，完善档案转递信息，审核无误后，将纸质版《吉林工商学院毕业生档案去向汇总表》（附件5，以班级为单位）、《吉林工商学院毕业生档案暂缓转递人员名册》（附件6，以学院为单位）、《吉林工商学院毕业生档案专升本、二学历（本校）人员名册》（附件7，以学院为单位）、《吉林工商学院毕业生档案存档长春市人才服务中心人员名册》（附件8，以学院为单位）及时报送档案馆。同时，将毕业生档案材料，一并归集到档案馆。
3.档案馆会同教学学院现场密封档案，加盖公章，粘贴地址签，进行档案转递。
4.毕业生档案转递工作完成后，档案馆将学生档案去向信息在网上公布，供教学学院和毕业生查询。
（二）非应届毕业生档案转递，按照以下办法处理：
1.往届毕业生信息登记完整的，参照应届毕业生档案转递办法转递。
2.往届毕业生信息登记不完整的，由毕业生个人来校办理转递事宜。
3.未毕业学生档案需要转递的，参照往届毕业生档案的转递办法转递。
四、本细则由档案馆负责解释，自发布之日起执行。
附件：1.吉林工商学院学生档案材料交接清单
2.高等学校毕业生档案转递单
3.吉林工商学院学生档案管理员信息登记表
4.吉林工商学院学生档案查借阅审批表
5.吉林工商学院毕业生档案去向汇总表
6.吉林工商学院毕业生档案暂缓转递人员名册
7.吉林工商学院毕业生档案专升本、二学历（本校）人员名册
8.吉林工商学院毕业生档案存档长春市人才服务中心人员名册
