各教学单位、部门：

根据吉林省教育厅关于《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》的文件通知精神，经学校党委常委会研究决定，将学生档案划归到档案馆进行统一管理。现就学生档案归档有关事宜通知如下：

一、归档范围

学校所有在校学生档案及现存的往届毕业学生档案，总计约18000余卷。

二、归档时间

从2020年12月15日起，依次按照新生档案、在校生档案（非毕业班学生档案）、毕业班学生档案的原则，分期分批，逐步进行接收。

三、归档流程

1、2020年12月15日前，各教学单位要做好新生档案归档前的相关准备工作。各教学单位要及时收集、审核、登记新生档案。登记时要以班级为单位,以学号为顺序；组织学生填写、审核教务处下发的《新生入学登记表》，审核结束后装入学生档案；为所有新生档案统一更换档案馆下发的标准学生档案袋，登记袋内档案材料清单。

2、2020年12月15日—12月31日，新生档案归档。各教学单位要按照约定的日程安排，分期分批将新生档案归档到档案馆。归档时，档案馆要汇同各教学单位现场进行清点、核对及签收。

3、2021年3月1日—3月31日，各教学单位要做好所有在校学生档案及现存的往届毕业学生档案归档前的准备工作。各教学单位要将学生在校期间产生的档案材料装入学生档案；对所有学生档案进行登记造册，登记时以班级为单位,以学号为顺序；为所有在校生更换档案馆下发的标准学生档案袋，登记袋内档案材料清单。

4、2021年4月1日—4月30日，在校生档案（非毕业班学生档案）归档。各教学单位要按照约定的日程安排，分期分批将学生档案归档到档案馆。归档时，档案馆要汇同各教学单位现场进行清点、核对和签收。

5、2021年5月1日—5月31日，档案馆要根据各教学单位学生规模，以学院、班级为单位，以学号为顺序，对所有归档的学生档案进行统一布局，科学排序，确保学生档案管理工作更加科学化、规范化。

6、2021年6月1日—6月30日，毕业班学生档案归档。各教学单位要将学生毕业时由各职能部门或本单位形成的档案材料进行收集、整理后装入已更换标准档案袋的毕业学生档案中，按照约定的日程安排，分期分批将毕业学生档案归档到档案馆。归档时，档案馆要汇同各教学单位现场进行清点、核对和签收。

四、组织领导

1、成立学校档案接收工作领导小组，负责学生档案接收工作的领导事宜。领导小组下设办公室，办公室设在档案馆，负责学生档案接收的具体事宜。

领导小组：

组 长：迟柏龙

成 员：刘长顺 董本云 李 洋 孙云春 翟大军 王兆伟 李叔宁 付 岩 宋大为 王 东 各教学学院档案工作负责人

办公室：

主 任：王 东

成 员：各学院有关人员及档案馆全体人员

2、各教学单位要高度重视此次学生档案归档工作，要明确一名档案工作负责人（一般应为分管学生工作的副书记），其他有关人员要辅助其做好学生档案材料的形成、收集、审核及归档工作。各教学单位请将本单位档案工作负责人名单于2020年12月8日前报档案馆进行备案。

五、有关说明：

1、各教学单位现存的往届毕业学生档案与在校生档案（非毕业班学生档案）归档时间同步进行归档，归档时分别进行清点、核对、登记和签收。

2、学生在校期间形成的党组织材料一般应由各教学单位负责保管，待其毕业时，已入党学生的党组织材料，由各教学单位按照上级有关要求审核封档后，按有关规定进行转递；毕业时没有入党学生的党组织材料由各教学单位负责装入毕业学生本人档案，统一归档到档案馆后，按有关流程进行转递。

3、新生档案由各教学学院负责收集和审核。收集时以班级为单位，以学号为顺序进行登记造册。审核时，发现档案材料不全的，应及时向有关学生说明情况，督促学生联系所在学校或单位进行补齐。

4、新生档案归档案馆管理后，其在校学习期间形成的档案材料由各教学单位负责收集、整理、登记及统一保管，每学年归档一次，特殊情况除外。

                                       档案馆（校史馆）

                                        2020年12月3日