一、什么是学生档案?学生档案的重要性是什么?

学生档案是学生在校学习期间形成的,反映学生德、智、体、美、劳及家庭、政治等情况的个人档案材料。

学生档案材料,与其毕业后在工作中形成的人事档案材料共同构成人事档案。学生档案材料是人事档案的重要组成部分。

人事档案与本人一生息息相关。学生毕业后的工作、学习、生活都要用到人事档案,如职称评定、工龄认定、转正定级、政审、公证、婚育证明、家庭亲属关系证明等。企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案,以档案里记载的相关信息作为甄选人才的重要依据。

二、学生档案的管理部门

学生档案由学校档案馆集中统一管理

办公地址:办公楼618室

联系电话:0431—82306285 0431—82306286

三、学生档案一般应包含哪些材料?

(一)入学材料：一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书(初、高中阶段)及学生登记表(大学入学后)等材料。

(二)学习材料:各学习阶段主修、辅修的各科类课程《学习成绩登记表》等材料。

(三)学籍材料:各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

(四)鉴定材料:各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定表等材料。

(五)实习材料:各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。

(六)毕业材料:高校毕业生登记表、毕业生就业通知书等材料。

(七)学位材料:各学习阶段学位申请、授予等材料。

(八)奖励材料:各学习阶段获得的各级表彰奖励材料,包括各类奖学金证书、登记表及其他荣誉证书、表彰证明材料等。

(九)处分材料:各学习阶段违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分及处分解除等相关材料。

(十)组织材料:入党(入团)申请书、志愿书、自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料;参加民主党派的申请书、登记表等材料。

(十一)体检材料:入学体检、在校期间体检、毕业体检等材料。

(十二)出国(出境)材料:因公(私)出国(境)审查表、备案表，在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。

(十三)应征入伍材料。

(十四)其他归档材料:更改(认定)姓名、民族的,须有个

人申请、组织审查报告、主要依据、证明材料、上级批复或确认材料。

四、学生档案的填写要求

学生档案中的学生登记表、学年鉴定表、高校毕业生登记表及党团组织材料等,都是由学生自己填写产生的。

填写要求:

(一)必须真实、完整填写相关信息,准确书写姓名、出生时间，加入党团组织时间,不能写同音字,曾用名要填写清楚。反映声像特征的照片要求是近照;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。不要涂改,并确保各类材料中姓名、出生时间、加入党团组织时间的一致性;

(二)填写鉴定材料时须态度端正,书写认真，忌一句话总结;

(三)字迹必须端正清晰,应使用不褪色的蓝黑墨水、黑色墨水书写,禁止使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸等书写。

五、学生档案的归档流程

新生入学后,需将新生档案转递到所在的各教学学院,由各教学学院统一进行接收、整理、清点,登记造册后,于入学当年的10月份归档到档案馆。学生在大学读书期间产生的档案材料,也由各教学学院统一进行归档,不能由学生个人直接归档到档案馆。

六、学生档案的查阅流程

学生在校期间，一般不得查阅个人档案。确有特殊原因需要查阅本人档案,需填写《吉林工商学院学生档案查借阅审批表》, 经所在学院学生档案工作负责人审核批准后,持有效身份证明,可查阅。由他人代办的,另需出具本人签字的书面委托书和代办人有效身份证明，方可查阅。

七、学生档案的借阅流程

学生档案一般不外借，必须外借时，需填写《吉林工商学院学生档案查借阅审批表》，经本单位（部门）主要领导及档案馆馆长签字批准后方可出馆，使用完毕后，应及时归还档案馆保管。

八、学生档案的转递及转递查询

(一)档案转递:人事档案是国家规定的机密文件,既不能由个人进行管理,也不允许个人自带或委托他人代领。转递过程采用“公对公”的形式，由学校通过机要通道或者邮政EMS档案专门渠道进行邮寄,绝对不允许使用普通邮寄或其他形式的快递进行邮寄。应届毕业学生档案集中转递时间一般为7月中上旬;其他学生档案的转递时间为每周三(法定节假日、寒暑假除外)。

(二)转递查询:学生档案转递工作结束后，学生可及时登录档案馆网站,到学生档案转递查询系统，查询学生档案去向,在档案离校1个月内主动咨询接收单位是否已经签收你的档案。如未签收,请根据EMS单号到邮政局查询或及时与档案馆进行联系。

温馨提示:档案EMS单号的查询有效期约为4个月,超出期限后，邮政局将不再受理查询。

九、学生毕业时应如何对待自己的档案?应届生毕业后档案有哪些去处？

许多毕业生对档案不了解,也不关心。有的学生毕业多年,档案还滞留在学校,或将档案放在家里，甚至不知档案在哪里，对自己个人发展造成了很大影响。

(一)学生如正常毕业,档案通常有以下两种方式进行处理:

1.就业单位具有人事档案保管权限,学生档案可以直接转递到就业单位进行保管;

2.就业单位没有人事档案保管权限，或未就业、灵活就业、留学等情况,学生档案一般转递到户籍所在地所属县级以上（含县级）公共就业或人才服务机构以及人力资源社会保障部门授权的单位进行保管。

(二)学生读书期间如因中途退学、转学等情况提前离校，应凭教务处出具的退学、转学等证明材料和本人身份证件及时办理档案转递手续。若因档案滞留造成断档或其他不良后果,根据相关规定档案馆不承担任何责任。

所以,广大毕业生一定要未雨绸缪,无论就业或工作情况如何，一定要留意个人档案的去向情况,无论走到哪里,都要做到“档随人走”或“档随户走”,及时把个人档案安顿好,这样才能消除后顾之忧，减少不必要的麻烦。

十、哪些机构可存放毕业生档案?

按国家政策规定,国家机关、国有事业单位、国有企业,主管单位有人事管理权的及组织、人事部门所属的各级人才交流机构具有资格保存大中专毕业生人事档案;各类私营、民营、乡镇、中外合资、独资企业都无权保管员工人事档案,而是委托各级人才交流机构托管。

温馨提示:严禁个人保管自己的人事档案。

十一、档案管理服务机构在哪里查询？

人社部在门户网站发布了地方人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构信息，用人单位和高校毕业生可登陆https://chrm.mohrss.gov.cn/流动人员人事档案管理服务机构信息/，查询流动人员人事档案管理服务机构信息。

十二、毕业生档案存放收取费用吗?

不收取。自2015年1月1日起，全国各级人才中心等档案保管机构已经取消了流动人员人事档案管理费。

十三、为什么建议未就业的毕业学生要及时将档案放在人才交流中心托管?

根据国家相关政策,学生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年。为此,有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再由人才交流机构托管了。需要说明的是,在这两年里,学校只是保存档案,不会添加这两年你工作的档案记录,如你的转正定级、职称评定等。按国家政策规定,大中专毕业生毕业一年后,即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存档案只是“存放”档案,起不到其他作用。

十四、毕业生档案委托人才交流机构托管后都享有哪些服务?

(一)负责人事档案关系接收、调出相关手续;

(二)办理毕业生的转正定级;

(三)档案工资的晋级;

(四)职称晋升申报;

(五)办理落户手续;

(六)出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;

(七)代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

十五、毕业生档案有关材料遗失后怎样补办?

(一)本人提交书面申请;

(二)出示本人身份证件及所在单位开具的档案遗失证明;

(三)按照档案内需要的材料到学校各部门一一补办；

(四)以上手续办理完毕后，由档案馆将档案按规定转递到毕业生档案接收单位。