各专业教学单位：

根据《吉林工商学院学生档案管理办法（暂行）》（吉工商院院字〔2020〕190号），为了更好地完成2022级新生档案材料移交工作,保证各项工作有序开展，现将相关事宜安排如下。

一、移交范围

2022级新生档案材料。

二、布置工作

为顺利完成本次新生档案材料移交工作，定于11月21日上午9:00，召开新生档案材料移交工作会议，会议地点：综合档案整理室（行政楼103室），参会人员：各专业教学单位学生档案工作负责人。

三、工作流程

（一）专业教学单位准备

即日起至2022年11月30日。各专业教学单位要做好新生档案材料移交前的相关准备工作。

1.及时收集、审核新生档案材料，并以班级为单位,以学号为顺序，填写《吉林工商学院学生档案材料交接清单》（附件1）。

2.整理新生档案材料时，可参考《新生档案材料整理移交注意事项》（附件2）。新生档案材料统一装入档案馆提供的学生档案袋，档案袋封皮填写好相关信息。

（二）现场移交

2022年12月1日—2022年12月16日，现场移交新生档案材料。各专业教学单位要在移交时间内，提前与档案馆预约现场移交时间，并按照约定的日程安排，分期分批将新生档案材料移交至档案馆。移交时，档案馆要会同各专业教学单位现场进行清点、核对及签收。

（三）2022年12月19日—2022年12月23日，档案馆根据各专业教学单位学生规模，对所有归档的学生档案进行统一布局，科学排序，确保学生档案管理工作更加科学化、规范化。

四、注意事项

（一）新生档案材料由各专业教学单位负责收集和审核。审核时，发现档案材料缺失的，应及时向有关学生说明情况，督促学生联系所在学校或单位补齐。

（二）各专业教学单位需组织学生填写、审核教务处下发的《学生登记表》，审核无误后装入学生档案袋内。

（三）现场移交时需携带纸质版《吉林工商学院学生档案材料交接清单》，学生档案工作负责人签名，加盖学院公章。

（四）新生党组织材料无需放入新生档案袋内，学生的党组织材料一般应由各专业教学单位负责保管，待其毕业时，已入党学生的党组织材料，由各专业教学单位按照上级有关要求审核封档后，按有关规定进行转递；毕业时没有入党学生的党组织材料由各专业教学单位负责装入毕业学生本人档案，统一归档到档案馆后，按有关流程进行转递。

（五）新生档案材料移交至档案馆管理后，其在校学习期间形成的档案材料由各专业教学单位负责收集、整理、登记及统一保管，每学年归档一次，特殊情况除外。

附件：1.吉林工商学院学生档案材料交接清单

2.新生档案材料整理移交注意事项

档案馆（校史馆）

2022年11月18日